Pracodawca jest zobowiązany zwolnić pracownika od pracy na czas niezbędny do stawienia się na wezwanie m.in. organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia. Taki obowiązek nakłada na pracodawcę § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy... (Dz. U. z 2014 r. poz. 1632).
Zgodnie z § 16 ust. 2 ww. rozporządzenia pracodawca wystawia pracownikowi zaświadczenie wskazujące wysokość utraconego wynagrodzenia za czas wspomnianego zwolnienia w celu uzyskania przez pracownika od właściwego organu rekompensaty pieniężnej, jeżeli zakładowe przepisy nie przewidują zachowania wynagrodzenia przez pracownika. Prawo, wysokość i warunki rekompensaty określają odrębne przepisy.
Przepisami regulującymi wypłaty rekompensaty za utracone wynagrodzenie są między innymi: ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 959 ze zm.), dalej ustawa o kosztach, ustawa - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572) oraz ustawa - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.), przy czym dwie ostatnie odsyłają do zapisów ustawy o kosztach. Z kolei w sprawach karnych odpowiednik art. 86 ustawy o kosztach stanowi art. 618b ustawy - Kodeks postępowania karnego (Dz. U. z 2025 r. poz. 46 ze zm.).
Zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy o kosztach, wynagrodzenie za utracony zarobek lub dochód przyznaje się świadkowi za każdy dzień udziału w czynnościach, w wysokości jego przeciętnego dziennego zarobku lub dochodu. Maksymalna wysokość rekompensaty to równowartość 4,6% kwoty bazowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe, której wysokość określa ustawa budżetowa.
Utracony zarobek oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu należnego pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Ze względu na treść art. 86 ust. 2 ustawy o kosztach, przy całodziennym zwolnieniu od pracy na stawienie się w sądzie można pominąć etap ustalania stawki godzinowej, który jest obowiązkowy przy obliczaniu ekwiwalentu urlopowego.